Transformar os arquivos públicos em documentos digitalizados requer atenção. Isso porque, para que tudo continue dentro dos parâmetros de validação e legitimidade jurídica, existem alguns procedimentos necessários.

O primeiro passo é definir qual ferramenta ficará responsável pelo processo. É importante que o software escolhido garanta a qualidade de leitura do documento e, principalmente, a segurança das informações armazenadas.

Outro ponto fundamental que merece atenção é se a solução está de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados e também com o Decreto nº 10.278/2020, que direciona quais procedimentos devem ser seguidos para que a digitalização apresente os mesmos efeitos legais que os documentos originais.
Para evitar falhas durante o processo, veja quais pontos merecem maior atenção durante a digitalização de documentos públicos:

Fique atento às regras legais

Segundo o Decreto nº 10.278/2020, documentos de todos os tipos podem ser descartados após a digitalização, salvo os documentos de valor histórico. Porém, para que isso seja efetivado, é necessário que as especificações técnicas a seguir sejam realizadas:
* os documentos devem ser assinados digitalmente com certificação digital no padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira); 
* é necessário seguir padrões técnicos previstos, como exemplo, a qualidade da imagem, cores e formatos de armazenamento;
* os documentos devem conter metadados especificados.

O armazenamento no sistema também deve seguir as diretrizes que garantem proteção contra alteração, destruição, acesso e reprodução não-autorizados.